O departamento de Recursos Humanos processa mais dados pessoais do que qualquer outro setor de uma empresa. Desde o processo seletivo — quando candidatos enviam CPF, RG e histórico profissional — até a rescisão contratual, o RH é o controlador de um volume significativo de informações pessoais e, em muitos casos, sensíveis.
Com a LGPD em plena vigência e a ANPD aplicando sanções, os profissionais de RH e DP precisam entender não apenas o que podem fazer com esses dados, mas como compartilhá-los com segurança quando necessário.
O que é dado pessoal para o RH
A LGPD define dado pessoal como "qualquer informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável" (art. 5º, I). No contexto do RH, isso inclui:
Dados cadastrais: nome, CPF, RG, data de nascimento, endereço, telefone, e-mail, estado civil, número de dependentes
Dados profissionais: cargo, salário, tempo de empresa, avaliações de desempenho, histórico de promoções, advertências
Dados financeiros: salário líquido, benefícios, descontos, empréstimos consignados, conta bancária para depósito
Dados sensíveis (atenção redobrada): informações de saúde (atestados, laudos médicos, histórico de doenças), dados biométricos (ponto eletrônico com digital ou reconhecimento facial), filiação sindical
Os dados sensíveis listados no art. 11 da LGPD exigem base legal mais restrita e proteção adicional.
Bases legais usadas pelo RH
O RH não precisa de consentimento para tudo — e tentar coletar consentimento para o que já tem base legal é um erro comum que gera problemas. As principais bases legais são:
Cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II)
A CLT, a legislação previdenciária e trabalhista obrigam o empregador a manter e processar uma série de dados dos funcionários. Exemplos: RAIS, CAGED, eSocial, FGTS, INSS. Para esses fins, o consentimento do funcionário não é necessário — a obrigação legal é a base.
Execução de contrato (art. 7º, V)
O contrato de trabalho justifica o tratamento de dados necessários para sua execução: processamento da folha de pagamento, controle de ponto, pagamento de benefícios, fornecimento de vale-transporte e alimentação.
Legítimo interesse (art. 7º, IX)
Pode justificar o tratamento de dados para finalidades como prevenção de fraudes, segurança do ambiente de trabalho e análises de clima organizacional — desde que não prevaleça sobre os direitos e liberdades do titular.
Consentimento (art. 7º, I)
Deve ser usado para tratamentos que vão além do necessário para o contrato e obrigações legais: divulgação de foto do funcionário em materiais de marketing, uso de dados para pesquisas acadêmicas, comunicação com ex-funcionários para oportunidades futuras.
🔴Cuidado com o consentimento forçado
O consentimento de funcionários é considerado problemático pela LGPD quando há desequilíbrio de poder (como na relação de emprego). Se o funcionário sentir que recusar o consentimento pode impactar sua situação empregatícia, o consentimento não é livre. Prefira as bases legais específicas para o contexto trabalhista.
Compartilhamento interno de documentos
Quem pode acessar o quê
Estabeleça uma política de controle de acesso baseada no princípio da necessidade:
| Cargo / Área | Acesso permitido |
|---|---|
| Analista de RH | Dados cadastrais, contrato, documentos de admissão da própria área |
| Gestor direto | Nome, cargo, salário da sua equipe (para avaliações e promoções) |
| Contabilidade / Fiscal | Folha de pagamento, FGTS, INSS — sem acesso a dados de saúde |
| Diretoria | Relatórios agregados, não individualizados — a menos que necessário |
| TI | Apenas dados necessários para configurar acesso ao sistema |
Dados de saúde (atestados, laudos) devem ser acessados apenas por profissional de saúde do trabalho ou pelo gestor de RH responsável pela gestão de afastamentos — não pelo gestor direto do funcionário.
Como compartilhar documentos internamente com segurança
- Use sistemas de RH com controle de acesso — evite e-mails e pastas compartilhadas abertas
- Quando precisar enviar por e-mail, proteja o PDF com senha e envie a senha por canal separado (WhatsApp, telefone)
- Registre os acessos — quem consultou qual documento e quando
Para proteger um PDF com senha antes de compartilhar:
Proteger PDF com Senha
Adicione senha de abertura ao documento antes de enviá-lo por e-mail ou armazenar em pasta compartilhada. Processamento local — o arquivo não sai do seu computador.
Compartilhamento externo de documentos
Com parceiros de benefícios (plano de saúde, previdência privada)
O compartilhamento de dados com operadoras de plano de saúde e administradoras de previdência privada contratadas pelo empregador tem como base a execução do contrato com o funcionário. Mas atenção:
- Compartilhe apenas o necessário (nome, CPF, cargo, salário conforme o contrato com o parceiro)
- Formalize o compartilhamento em cláusula contratual ou DPA (Data Processing Agreement) com o parceiro
- Dados de saúde enviados à operadora do plano têm base legal específica — só o necessário para a operação do plano
Com escritórios de contabilidade terceirizados
O escritório de contabilidade que processa a folha de pagamento é um operador nos termos da LGPD — processa dados pessoais por conta e sob instruções da empresa. É necessário um contrato formal que inclua cláusulas de proteção de dados.
Antes de enviar documentos com dados pessoais para o escritório:
- Confirme que o contrato com o escritório inclui cláusulas de LGPD
- Envie apenas o necessário para a competência em questão
- Use canais seguros (portal do escritório, e-mail com PDF protegido)
Com bancos e financeiras (consignado, VA/VR)
O compartilhamento de dados para administração de crédito consignado e benefícios de alimentação/refeição tem base legal no contrato com o funcionário. Documente o fluxo de dados no ROPA da empresa.
Com ex-funcionários ou suas famílias
Após a rescisão, o tratamento de dados deve ser limitado ao necessário para:
- Cumprimento de obrigações legais (TRCT, FGTS, certidões)
- Defesa em processos judiciais
Dados que não têm mais finalidade devem ser eliminados conforme a política de retenção da empresa.
Como tarjar dados desnecessários antes de compartilhar
Quando um documento precisa ser compartilhado mas contém dados além do necessário para a finalidade, a solução é redação (tarja) antes do envio.
Exemplo prático: um gestor solicita ao RH a confirmação de vínculo empregatício de um funcionário para apresentar em um processo judicial de outro assunto. O holerite comprova o vínculo, mas contém salário, descontos e outros dados que não são relevantes para a finalidade. O RH pode enviar uma declaração de vínculo em vez do holerite — ou tarjar as informações desnecessárias.
Para tarjar dados específicos em PDFs antes de compartilhar:
Tarjar Dados Pessoais em PDF
Remova permanentemente CPF, RG, dados bancários e outras informações desnecessárias de documentos PDF antes de compartilhá-los externamente.
Documentação obrigatória para conformidade
ROPA — Registro de Operações de Tratamento de Dados
O art. 37 da LGPD e o regulamento da ANPD exigem que controladores e operadores de grande porte mantenham um registro das atividades de tratamento. Para o RH, o ROPA deve incluir:
- Finalidade de cada atividade de tratamento (admissão, folha, benefícios, etc.)
- Categorias de dados tratados
- Categorias de titulares (funcionários, candidatos, dependentes)
- Destinatários (escritório de contabilidade, operadora de plano, etc.)
- Prazo de retenção
- Medidas de segurança aplicadas
Aviso de privacidade para funcionários
O art. 9º da LGPD exige transparência — os titulares precisam saber como seus dados serão usados. O RH deve fornecer um aviso de privacidade do colaborador no momento da admissão, explicando:
- Quais dados são coletados e para quais finalidades
- Com quem são compartilhados
- Por quanto tempo são mantidos
- Como exercer os direitos previstos na LGPD
Perguntas frequentes
O funcionário pode solicitar acesso a todos os seus dados pessoais mantidos pela empresa?
Sim. O art. 18 da LGPD garante ao titular o direito de acesso, confirmação de existência de tratamento, correção de dados incompletos ou desatualizados, e informação sobre com quem os dados foram compartilhados. O RH deve ter um processo definido para atender essas solicitações.
Por quanto tempo devo guardar os documentos de funcionários?
O prazo varia conforme o tipo de documento:
- CTPS, contrato de trabalho, TRCT: 5 anos após a rescisão (prescrição trabalhista)
- Folha de pagamento, FGTS, contribuições previdenciárias: 10 anos
- Documentos relacionados a acidentes de trabalho: 20 anos (prazo para ações de reparação civil)
- Laudos médicos ocupacionais: 20 anos
Candidatos que não foram contratados: quanto tempo guardar o currículo?
Não há prazo legal específico. O ROPA deve definir um período razoável compatível com a finalidade (ex.: 6 meses, para eventual recurso ao processo seletivo) e garantir a eliminação após esse prazo.
Posso usar dados de funcionários para campanhas internas de marketing?
Para usos além do contrato de trabalho e obrigações legais (como divulgar a foto do funcionário no LinkedIn da empresa ou citá-lo em case de sucesso), o consentimento específico e informado é necessário — e deve ser genuinamente voluntário.