Como Montar Dossiê de Admissão em PDF — Checklist para o RH

A contratação de um novo funcionário gera uma quantidade significativa de documentação. Entre documentos fornecidos pelo candidato, exames médicos, contratos assinados e declarações diversas, é fácil perder o controle do que foi coletado, do que ainda falta e de onde está arquivado cada documento.

Um dossiê de admissão em PDF bem estruturado resolve esse problema: todos os documentos ficam em um único arquivo organizado por seção, pesquisável, e acessível para auditorias trabalhistas sem precisar vasculhar arquivos físicos ou pastas desorganizadas.

O que é o dossiê de admissão

O dossiê de admissão é a consolidação de todos os documentos relacionados à entrada de um funcionário na empresa. Ele serve para:

• Comprovação trabalhista: em caso de fiscalização do MTE ou processo trabalhista, o dossiê comprova que todas as obrigações foram cumpridas na admissão
• Integração do eSocial: vários dados do dossiê alimentam os eventos de admissão no eSocial
• Onboarding: facilita o processo de integração ao centralizar informações do novo funcionário
• Arquivo histórico: documentação permanente do vínculo empregatício

Checklist completo de documentos

Documentos do funcionário (fornecidos pelo candidato)

Identificação:

• RG (frente e verso) ou CNH
• CPF
• Carteira de Trabalho — para anotação (física ou digital via gov.br)
• PIS/PASEP (ou número do NIS no extrato do CNIS)
• Título de eleitor (obrigatório para cidadãos brasileiros)
• Certificado de reservista (homens com menos de 46 anos)
• Comprovante de escolaridade (diploma ou histórico, conforme exigência do cargo)

Dados bancários:

• Comprovante de conta bancária ou carta de autorização para abertura de conta salário

Dependentes (se houver):

• Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos (para salário-família e IR)
• CPF dos dependentes (a partir de qualquer idade)
• Documento do cônjuge (para declaração de dependente no IR)
• Comprovante de vacinação dos filhos até 7 anos (exigência para salário-família)

Endereço:

• Comprovante de residência atualizado (últimos 3 meses)

Documentos de saúde ocupacional

• ASO — Atestado de Saúde Ocupacional (resultado do exame admissional)
• PCMSO — referência ao programa de saúde da empresa (não precisa estar no dossiê individual, mas referência ao programa vigente é boa prática)
• Ficha de anamnese do exame médico (pode ser mantida separada pelo médico do trabalho, conforme política)

Contratos e termos

• Contrato de trabalho assinado (via física ou eletrônica com certificado digital)
• Regulamento interno ou código de conduta (com ciência assinada)
• Termo de responsabilidade por EPI (se aplicável ao cargo)
• Termo de confidencialidade / NDA (se aplicável)
• Termo de uso de TI e política de segurança da informação
• Aviso de privacidade ao colaborador (LGPD — informando como os dados pessoais serão usados)
• Ficha de registro de empregado (modelo do MTE)
• Acordo de compensação de horas ou banco de horas (se aplicável)

Documentos de benefícios

• Ficha de adesão ao plano de saúde
• Ficha de adesão ao plano odontológico
• Autorização para vale-transporte (incluindo linhas utilizadas)
• Ficha de adesão ao vale-refeição/alimentação
• Formulário de indicação de beneficiário do seguro de vida

Formulários fiscais

• Ficha de declaração de dependentes para IRRF (formulário próprio da empresa)
• Declaração de não acumulação de cargo público (quando aplicável)

Estrutura recomendada do dossiê em PDF

Organizar os documentos em seções facilita a localização durante auditorias:

1. Identificação e cadastro — RG, CPF, CTPS, endereço
2. Contrato e termos — contrato de trabalho, regulamento, termos de responsabilidade
3. Saúde ocupacional — ASO admissional
4. Benefícios — fichas de adesão
5. Fiscal e previdenciário — declaração de IRRF, dados para eSocial
6. Dependentes — documentos dos filhos e cônjuge (se houver)

Use separadores entre as seções para facilitar a navegação.

Como montar o dossiê em PDF

Passo 1: digitalize os documentos físicos

Documentos originais (RG, CTPS física, diplomas) precisam ser digitalizados. Use 200–300 DPI e modo colorido para documentos com fotos, P&B para documentos puramente textuais.

Passo 2: converta imagens para PDF

Fotos tiradas com celular precisam ser convertidas para PDF:

Passo 3: monte o dossiê com a ferramenta dedicada

A ferramenta permite adicionar separadores entre seções, incluir uma capa com os dados do funcionário e exportar um único PDF profissional.

Passo 4: verificação antes de finalizar

Antes de fechar o dossiê, verifique:

• Todos os documentos da checklist estão presentes
• Documentos estão legíveis (não borrados, cortados ou mal escaneados)
• Assinaturas estão visíveis onde necessário
• Data do ASO admissional é anterior à data de início do trabalho

Passo 5: comprima se necessário

Dossiês com muitas páginas podem ficar grandes. Comprima para facilitar o armazenamento e o envio:

Organização do arquivo digital

Nomenclatura recomendada

ADMISSAO_CPF_NOME_AAAAMM.pdf

Exemplo: ADMISSAO_12345678901_JOAO_SILVA_202606.pdf

Armazenamento

Armazene o dossiê de admissão em:

• Sistema de HRMS (se disponível) na pasta digital do funcionário
• Pasta no Google Drive ou SharePoint com acesso restrito ao RH
• Nunca em pastas compartilhadas abertas a toda a empresa

Prazo de guarda

O dossiê de admissão deve ser mantido por 5 anos após a rescisão do contrato de trabalho (prazo prescricional para ações trabalhistas). Documentos de saúde ocupacional têm prazo de guarda de 20 anos conforme NR-7.

Integração com o eSocial

O eSocial exige o envio eletrônico dos dados de admissão no evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo) ou S-2200 de admissão. Os dados do dossiê alimentam esse evento:

• CPF, PIS e demais dados do funcionário
• Data de admissão
• Cargo, salário e CBO
• Tipo de contrato

Após o envio ao eSocial, guarde o recibo do evento junto ao dossiê de admissão como comprovante de cumprimento da obrigação.

Dossiê digital x dossiê físico

Desde a Lei 14.129/2021 e as atualizações do eSocial, a maioria dos documentos admissionais pode ser mantida exclusivamente em formato digital, desde que assinados eletronicamente com certificado digital ICP-Brasil ou equivalente (para documentos que exigem assinatura).

Documentos originais que precisam de autenticidade (RG, diplomas autenticados) podem permanecer apenas digitalizados na maior parte dos casos — a empresa não é obrigada a guardar os originais do candidato. Mas guarde as digitalizações com qualidade suficiente para garantir a autenticidade.

Perguntas frequentes

O dossiê de admissão precisa ser entregue ao funcionário?

O funcionário tem direito a uma cópia do contrato de trabalho e dos documentos que assinou. O dossiê completo não precisa ser entregue integralmente, mas os documentos assinados pelo funcionário devem ser disponibilizados mediante solicitação.

Posso usar assinatura eletrônica simples (sem certificado ICP) para o contrato de trabalho?

Para contratos de trabalho, a orientação majoritária é que assinaturas eletrônicas avançadas (com validação de identidade) ou qualificadas (com certificado ICP-Brasil) oferecem maior segurança probatória. Assinaturas simples (por clique ou e-mail) têm sido aceitas na prática, mas podem ser contestadas em processo trabalhista. Consulte seu advogado trabalhista para definir a política da empresa.

Candidato reprovado na seleção: quanto tempo guardar os documentos?

Não há prazo legal específico. A boa prática é manter por 6 meses (para eventual recurso ao processo seletivo) e eliminar com segurança após esse período, conforme política de retenção documentada no ROPA da empresa.