A compra de um imóvel é, para a maioria das pessoas, a maior transação financeira da vida. E é também uma das mais documentalmente intensas: certidões do vendedor, do imóvel, certidões negativas de débitos, documentos do condomínio, declarações diversas.
Cada certidão tem prazo de validade diferente, é emitida por um órgão diferente, e sua ausência pode travar o negócio ou, pior, deixar o comprador vulnerável a reivindicações futuras de credores do vendedor.
Este checklist organiza todos os documentos por categoria, com informações sobre onde obter, validade e por que são importantes.
Por que as certidões são necessárias
O direito brasileiro protege terceiros de boa-fé, mas com limites. Um comprador que adquire um imóvel sem verificar as certidões do vendedor pode ter o imóvel penhorado para pagar dívidas do vendedor — especialmente dívidas fiscais e trabalhistas que têm preferência na execução.
A Súmula 375 do STJ e a legislação atual exigem que o comprador comprove boa-fé, e a checagem das certidões é o principal instrumento dessa comprovação.
Certidões do imóvel
Matrícula atualizada do imóvel
O que é: o documento mais importante da transação. Descreve o imóvel (área, confrontações, descrição física) e registra todos os atos jurídicos sobre ele (compras anteriores, hipotecas, penhoras, usufrutos, servidões).
Onde obter: Cartório de Registro de Imóveis da circunscrição do imóvel
Validade: 30 dias (alguns cartórios e situações específicas podem exigir prazo menor)
O que verificar:
- Se o vendedor consta como proprietário
- Se há hipoteca, alienação fiduciária ou penhora
- Se a descrição do imóvel corresponde ao que está sendo vendido
- Se há usufruto ou direito real de terceiro
Certidão de ônus reais e pessoais
Muitas vezes integrada à matrícula ou fornecida separadamente. Confirma que não há ônus ocultos registrados na matrícula.
Certidão de valor venal (IPTU)
O que é: confirma o valor venal do imóvel para fins de ITBI e cálculo do imposto de transmissão.
Onde obter: Prefeitura do município onde o imóvel está localizado (via portal online na maioria dos municípios)
O que verificar: se há débitos de IPTU em aberto — esses débitos acompanham o imóvel, não o proprietário
Certidão negativa de débitos de IPTU e taxas municipais
Onde obter: Prefeitura ou Fazenda Municipal
Validade: varia por município, geralmente 30–90 dias
Débitos de IPTU não quitados passam para o novo proprietário — o imóvel responde pelos débitos, independentemente de quem os gerou.
Certidão negativa de débitos de condomínio
Onde obter: administradora do condomínio ou síndico
O que verificar: se há cotas de condomínio em atraso — também acompanham o imóvel, não o proprietário
Importante: exija a certidão da administradora, não apenas uma declaração verbal do vendedor.
Certidão de regularidade do imóvel na prefeitura
Confirma que o imóvel está regularizado urbanisticamente: possui habite-se (auto de conclusão), não tem embargos ou irregularidades de construção. Relevante especialmente para imóveis mais novos ou que passaram por reforma.
Certidões do vendedor (pessoa física)
Certidão de nascimento ou casamento
Define o estado civil do vendedor — fundamental para saber se há cônjuge que precisa assinar a escritura. A venda de imóvel por pessoa casada (exceto no regime de separação total de bens) requer a outorga uxória/marital do cônjuge.
Certidões negativas de protesto
Onde obter: Central de Informações de Protesto do estado (ex.: CRI-SP em São Paulo, disponível online)
Validade: geralmente 30 dias
Protestos indicam dívidas não pagas que podem resultar em ações de cobrança e eventual penhora do imóvel.
Certidões de ações judiciais (cíveis e trabalhistas)
Onde obter:
- Justiça Estadual: Tribunal de Justiça do estado (portal eletrônico)
- Justiça Federal: portal do TRF da região
- Justiça do Trabalho: portal do TST ou TRT da região
O que verificar: ações em andamento que possam resultar em penhora de bens, especialmente ações de grande valor ou execuções
Certidões de débitos fiscais
| Certidão | Onde obter |
|---|---|
| Certidão Negativa de Débitos Federais (CND) | Receita Federal — ReceitaNet |
| Certidão de Situação Fiscal da Receita Federal | ReceitaNet (mesma consulta) |
| Certidão negativa de FGTS | Caixa Econômica — FGTS Digital |
| Certidão negativa estadual (ICMS, IPVA, etc.) | SEFAZ do estado |
| Certidão negativa municipal (ISS, etc.) | Prefeitura |
Validade: geralmente 30–60 dias, mas verifique em cada órgão emissor
🔴Certidão Positiva com Efeito de Negativa
Às vezes o órgão emite uma "Certidão Positiva com Efeito de Negativa" quando há débito mas ele está parcelado, em discussão judicial ou com exigibilidade suspensa. Essa certidão tem o mesmo efeito legal da negativa — o negócio pode prosseguir.
Certidão de falência e recuperação judicial
Onde obter: Junta Comercial do estado (para vendedores que são ou foram empresários) e Tribunal de Justiça
Relevante quando: o vendedor é ou foi empresário individual, ou há histórico de atividade empresarial significativa
Certidões do vendedor (pessoa jurídica)
Quando o vendedor é uma empresa:
- Contrato social consolidado ou estatuto + última ata de eleição de diretores
- CNPJ ativo (comprovante do portal da Receita Federal)
- Certidão negativa de débitos federais (CNPJ)
- Certidão negativa de débitos estaduais (CNPJ)
- Certidão de regularidade trabalhista do FGTS
- Certidões de ações judiciais em nome da empresa (cível, trabalhista, federal)
- Ata de deliberação autorizando a venda (se exigido pelo estatuto ou contrato social)
Documentos do comprador
O comprador também precisa apresentar documentação para a lavratura da escritura:
- RG e CPF (do comprador e cônjuge, se houver)
- Certidão de casamento ou nascimento (para confirmar estado civil)
- Comprovante de endereço
- Comprovante de renda (quando há financiamento)
Como organizar as certidões em PDF
Com todos esses documentos obtidos de fontes diferentes, a organização é fundamental para não perder prazos ou apresentar certidões vencidas no dia da escritura.
Passo 1: crie uma pasta para a transação
Compra_Imovel_Rua_das_Flores_302/
├── Imovel/
│ ├── matricula_atualizada.pdf
│ ├── certidao_iptu.pdf
│ └── certidao_condominio.pdf
├── Vendedor/
│ ├── rg_cpf.pdf
│ ├── certidao_protestos.pdf
│ ├── certidao_federal.pdf
│ └── ...
└── Comprador/
├── documentos_pessoais.pdf
└── comprovante_renda.pdf
Passo 2: organize as certidões em um dossiê
Para apresentar ao cartório e ao banco (se houver financiamento) de forma profissional:
Organizar Certidões de Compra e Venda
Monte o dossiê completo com todas as certidões organizadas por seção (imóvel, vendedor, comprador) com capa e índice profissional.
Passo 3: controle as validades
Crie uma planilha simples com:
- Nome da certidão
- Data de emissão
- Validade
- Data limite para uso
Certidões com vencimentos escalonados precisam ser renovadas antes da data da escritura se o processo demorar mais do que o previsto.
Validades resumidas (referência rápida)
| Documento | Validade típica |
|---|---|
| Matrícula do imóvel | 30 dias |
| Certidão negativa de débitos federais | 60 dias |
| Certidão negativa trabalhista (FGTS) | 30 dias |
| Certidão de protestos | 30 dias |
| Certidão de ações judiciais | 30 dias |
| Certidão negativa municipal | 30–90 dias (varia) |
| Certidão negativa de débitos de IPTU | 30–90 dias (varia) |
Essas validades são os prazos típicos — cada órgão emissor pode ter políticas diferentes. Sempre verifique a data de validade impressa na certidão.
Perguntas frequentes
O corretor pode coletar as certidões por mim?
Sim, a maioria das certidões pode ser solicitada por terceiros munidos de procuração. Corretores e despachantes experientes costumam oferecer esse serviço. Verifique os custos envolvidos.
E se uma certidão mostrar uma dívida?
Depende do tipo e valor. Dívidas de IPTU podem ser quitadas no fechamento com desconto do valor de venda. Ações judiciais mais complexas geralmente exigem análise jurídica antes de prosseguir — a assessoria de um advogado imobiliário é recomendada nesse caso.
Posso comprar imóvel sem todas as certidões?
Tecnicamente sim — o cartório não exige legalmente todas as certidões, mas o tabelião deve alertar o comprador sobre os riscos. O banco financiador, porém, geralmente exige documentação completa. Comprar sem as certidões expõe o comprador a riscos significativos que podem resultar na perda do imóvel.
As certidões online têm a mesma validade das físicas?
Sim. Certidões emitidas eletronicamente com código de autenticação pelos órgãos oficiais têm plena validade legal. Guarde o código de verificação junto ao PDF para permitir a checagem de autenticidade quando necessário.